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          關于印發《廣西工程職業學院機要文件管理規定》的通知

          2023-08-13 16:01:46 | 瀏覽:

          作者:黃麗娟錄入  來源:校長辦公室

            桂工程院〔2023〕56號

            

          校屬各單位:

            現將《廣西工程職業學院機要文件管理規定》印發給你們,請遵照執行。

            
                                                                                              廣西工程職業學院

                                                                                           2023年8月11日

            廣西工程職業學院機要文件管理規定

            第一章 總 則

                 第一條 為進一步規范機要文件的管理工作,確保黨和國家秘密安全,根據《中華人民共和國保守國家秘密法》及上級有關文件精神,結合學校實際,制定本規定。

                 第二條 機要文件是指上級黨政部門通過機要渠道下發的標有“秘密”“機密”“絕密”等密級的文件,包括文件、電報、刊物、資料等。其主要來源有:上級通過機要渠道投遞、傳送的正式文件、密碼電報及其他涉密的黨內通報、各類會議材料、內部刊物等;學校領導或學校各單位通過參加上級會議、科研交流等方式獲取的密級文件和內部資料;學校內部產生的密級文件和不宜對外公開的內部資料。

                 第三條 學校機要文件管理工作的基本任務是:規范機要文件的管理和使用,確保收發、傳閱、留存、清退等環節的保密、安全、準確,正確發揮機要文件作用。

                 第四條 學校各單位負責人,是本單位機要文件管理工作的第一責任人,要以對國家秘密安全高度負責的精神,重視機要文件的管理工作,嚴格按照法律法規和上級文件規定,認真履行職責,以崗位責任制為重點,確保管理嚴格,閱讀規范,保密安全。

            第二章 機構設置

                 第五條 學校機要文件管理部門是校長辦公室。學校在校長辦公室設置機要科,配備機要室和專職工作人員,負責機要文件的相關管理工作。

                 第六條 機要室設在辦公樓高層(二層及以上),人員過往少的單獨房間。安裝鐵門、鐵窗,配備保密柜、專用電腦(不得聯網)、碎紙機、視頻監控和防火、防盜、防潮等必要的安全保密、防火設施。

                 第七條 機要文件實行專人保管、明確責任,以不丟失文件、確保安全、保密為原則。

                 第八條 專職機要工作人員必須由政治可靠、社會關系清楚,同具有高度保密意識和較高業務素質的中共正式黨員擔任。專職機要工作人員必須嚴格遵守黨和國家的保密紀律,認真執行各項保密規章制度,做到:

            (一)不在閑談、電話和私人通信中涉及黨和國家的秘密事項。

            (二)不向自己的家屬、親友泄露黨和國家秘密。

            (三)不將機要文件私自帶出辦公室或給無關人員閱讀。

            (四)不私自銷毀秘密文件。

            (五)不擅自翻印、復制、摘記和抄錄秘密文件內容;不擅自在公開發表的文章中引用秘密文件材料。

            (六)保持高度警惕,及時向有關領導和部門反映保密和安全工作情況,發現問題及時糾正。

                 第九條 專職機要工作人員主要職責是:認真學習黨和國家的各項保密法規;管理好學校從上級部門領取的機要文件,認真做好登記、傳閱、保管和清退工作,確保機要文件的安全;接受保密知識教育和培訓;遵守保密紀律,不得泄露黨和國家的秘密。

                 第十條 專職機要工作人員要保持相對穩定。如因工作或其他原因必須調整時,須由學校機要文件管理部門審查批準,并報學校保密工作領導小組備案。工作交接時,必須將機要文件逐一核對,做好移交工作,雙方同時簽字確認。

          第三章 機要文件的接收與處理程序

                 第十一條 機要文件接收及處理程序:
                 (一)簽收。機要工作人員收到通過機要渠道投遞的文件后,首先檢查文件袋有無破損,如有破損應視情況輕重,向來文單位說明;機要工作人員與投遞員當面拆封,清點文件份數和份號,核對文件有無錯投,份號有無中間間斷,并由機要管理員和投遞員雙方簽字確認。如發現問題,及時向機要投遞局查詢。

                 (二)登記。通過機要渠道收到的文件按不同屬類分別登記在收文本上(涉密文件管理臺賬和市級機關密碼電報使用管理登記本),登記信息包括包括收文日期、文號、密級、份數、發文單位、文件名稱等;通過內網接收的大文件,如需打印或拷貝的,經保密工作分管領導簽字審批方可打印,并在《廣西工程職業學院涉密電子文檔輸出審批登記表》上登記。

            (三)呈批。及時附上文件處理箋,呈校長辦公室主任出示擬辦意見后,呈分管校領導或主要領導批閱。

            (四)傳閱。嚴格按照批辦的范圍,呈送相關校級領導或文件辦理部門閱讀。

            (五)回收。機要文件傳閱完畢后要及時回收,核對入柜,以備存檔。

            (六)歸檔。機要文件的歸檔要齊全,分類要準確,并于次年6月底前完成。

                 第十二條 學校各單位外出工作、參加會議或從其他途徑收到的機要文件,應于收到當日交由機要室編號、登記、統一保管。

                 第十三條 用于接收文件的計算機應設置開機密碼,嚴禁無關人員開啟、使用。

                 第十四條 用于接收上級文件的涉密計算機,要單機使用,并實行物理隔離,嚴禁接入國際互聯網。如機件損壞,需要到校外維修時,必須送往保密局指定的維修中心進行維修。

                 第十五條 無關人員不得隨意進入接收文件場所的控制區域;機要工作人員一旦離開機要室,一定要把門關上;下班時,要關好門、窗,關閉電源;把文件放入保險柜鎖好,確保文件安全。

                 第十六條 標注有密級的文件,按其密級級別規定進行嚴格管理;未標注密級或已解除密級的中央、自治區黨委文件,一律按內部文件管理,不得擅自公開。

                 第十七條 承辦完結的文件,按文件分類存放在規定的文件盒內,并在收文登記本上注明處理結果。尚未辦理完結的文件,要及時核對、登記,按照下位傳閱對象整理好送閱文件夾,及時送閱。

                 第十八條 每天按照文件類別對當天所有文件進行清查、整理,統一存放機要室保密柜內。

          第四章 文件傳閱、催辦

                 第十九條 機要文件由校長辦公室主任出示擬辦意見,由專職機要工作人員負責送閱。

                 第二十條 文件傳閱要迅速、及時。急件隨到隨辦,一辦到底。

                 第二十一條 專職機要工作人員按確定的送閱范圍,呈送學校領導閱批。需要具體落實的文件,先送主管領導提出落實意見,再呈主要領導審閱。學校領導如有批示需送其他校領導的,按批示意見辦理。

            文件傳閱過程中,若主要領導有批示意見,應認真登記并及時按批示意見辦理。需要反饋結果的文件,應及時催辦和反饋,并在文件上注明。

                 第二十二條 學校領導閱示后,專職機要工作人員應在當天或第二天將文件轉給下位領導傳閱或通知承辦部門閱辦,不拖拉、不積壓。

                 第二十三條 專職機要工作人員要掌握文件傳閱速度和文件去向,并于每日下班前取回,存放保險柜。嚴禁機要文件在機要室外過夜。專職機要工作人員必須把文件親自交到領導手中,領導不在時,不得擅自放在領導辦公室。

                 第二十四條 機要文件如需部門、二級學院辦理的,由專職機要工作人員通知有關負責人到機要室閱讀,任何人不得擅自將機要文件帶離機要室。

                 第二十五條 機要文件傳閱,堅持全流程管理,實行傳閱環節登記,隨時掌握傳閱進程,控制文件下落。要掌握傳閱時間并及時查看、詢問、提醒領導閱文。文件收回后要認真點收并簽字,辦理情況的記錄要完整清楚。

                 第二十六條 任何個人不得私自復制、摘抄、銷毀或留存機要文件,不得攜帶回家或攜帶到公共場所。確因工作需要復制的,應從嚴控制并嚴格履行報批手續。復印件應按原密級文件進行登記、管理。

                 第二十七條 文件傳閱、辦理完畢后,要認真清點,分類存入保險柜,以備歸檔和使用。

          第五章 文件借閱

                 第二十八條 機要文件原則上不外借。除批辦范圍內人員閱讀外,其他人員一律不得閱讀。因工作需要,確需借閱不在送閱范圍內的機要文件,需填寫《廣西工程職業學院機要文件查(借)閱審批表》,由借閱部門分管校領導審批,經學校主管領導批準后,方可到機要室填寫借閱登記簿,按照要求進行閱讀。機要文件嚴禁橫傳,閱后及時退還。

                 第二十九條 機要文件借閱人原則上為部門、二級學院主要負責人。借閱時,除學校領導外,其他人員原則上應在機要室閱讀文件,不得將文件帶離機要室。

                 第三十條  借閱人員要愛護文件,妥善保管,確保安全,不得私自復印、翻印、拍照或隨意摘錄文件內容,不得在文件上涂改、勾劃。凡造成文件損壞、丟失者,按有關規定嚴肅處理。

           

          第六章 文件清退、銷毀

                 第三十一條 專職機要工作人員要定期核查清點機要文件,做到每日清點當日送出和回收文件。清查中,發現遺失情況,應及時向主管領導和有關單位報告,并設法追查和補救。

                 第三十二條 需要清退和銷毀的機要文件,嚴格執行上級主管部門關于文件清退、銷毀的規定。清退或銷毀文件前,專職機要工作人員必須將整理好的文件目錄報校長辦公室主任審批,確保文件不丟失、不滑銷。

          第七章 立卷、歸檔

                 第三十三條 每年6月份前,必須完成上一年度所有文件的立卷、歸檔工作。

                 第三十四條 符合學校綜合檔案室歸檔要求的文件,及時移交綜合檔案室。提交文件目錄清單一式兩份,交、接單位各留存一份備查。

            學校綜合檔案室不需要歸檔,但與學校工作有關的、具有保存價值的文件和材料,由機要室立卷、歸檔。

            第八章 附 則

                 第三十五條 本規定由校長辦公室負責解釋,自發布之日起施行。

            附件:1.廣西工程職業學院涉密電子文檔輸出審批登記表

            2.廣西工程職業學院涉密文件查(借)閱審批表
                 3.廣西工程職業學院涉密載體銷毀審批登記表

                 附件下載:

          附件1 廣西工程職業學院涉密電子文檔輸出審批登記表.docx
          f87769612a0e9c861460130757ef2bc9.docx (16.48 KB)
          附件2 廣西工程職業學院涉密文件查(借)閱審批表.docx
          6f3f3fdbce1ba6f50278be4db5566c60.docx (16.70 KB)
          附件3 廣西工程職業學院涉密載體銷毀審批登記表.docx
          cef519c4f177cb03c1543225c0af0256.docx (16.43 KB)



           

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